I Migliori 7 Software per la Gestione delle Attività

I Migliori 7 Software per la Gestione delle Attività

 

La maggior parte dei responsabili di progetti confessa di avere problemi a definire obiettivi chiari. Anche quando gli obiettivi sono chiari, può essere difficile misurare i progressi. Inoltre, non è sempre chiaro chi debba lavorare a quali compiti. Impiegando le risorse giuste al momento giusto, è possibile aumentare significativamente la produttività dei membri del team.

 

Il software di gestione dei lavori aiuta a risolvere le sfide sopra menzionate e molto altro ancora. Non è nemmeno necessario lavorare in un team per beneficiare di questo software. Dare priorità ai vostri compiti vi aiuta ad avvicinarvi sistematicamente al vostro obiettivo, aumentando le possibilità di portare a termine il vostro progetto nei tempi e nei limiti del budget.

La gestione dei compiti può essere caotica, soprattutto quando si lavora in un ambiente di squadra con compiti complessi che comportano implicazioni. A tal fine, ho scelto i sette migliori software di gestione di attività, per aiutarti a snellire questo processo essenziale del flusso di lavoro.

 

 

 

Come scegliere il miglior software di gestione delle attività per te

È utile se hai una buona idea delle caratteristiche da cercare nei software di gestione dei compiti. Un buon software di gestione dei lavori può variare leggermente a seconda delle tue specifiche esigenze e del settore. Una volta che hai una visione d’insieme di ciò che devi cercare, puoi scegliere le caratteristiche che sembrano adatte alle tue esigenze e usarle come base per la scelta di un software specifico.

Quando pensi di acquistare un software per la gestione delle attività, non aver paura di approfittare di molteplici prove gratuite per trovare quello che meglio si adatta alle tue esigenze. E sappi che alcuni software di questa lista includono opzioni gratuite.

 

Definizione dei compiti

Questa è la funzione più elementare di uno strumento di gestione dei compiti. Dovresti essere in grado di creare dei compiti e di assegnarli di conseguenza. Cerca campi personalizzati. Questa funzione ti aiuta a definire il compito in modo che l’assegnatario lo capisca facilmente.

Ti aiuta anche se lo strumento ti permette di aggiungere link, foto, video, documenti e commenti ai lavori. Inoltre, dovresti essere in grado di ordinare rapidamente il lavoro secondo i tuoi criteri preferiti, come ad esempio per attività, data di scadenza, dipartimento o risorsa.

Le notifiche man mano che le scadenze si avvicinano sono un bonus.

 

Strumenti di comunicazione

La comunicazione è indispensabile in una squadra che lavora per un obiettivo comune. Un buon software di gestione dei compiti dovrebbe avere strumenti di comunicazione integrati. Potrebbe trattarsi di un forum di discussione, di messaggistica istantanea o entrambi.

I forum di discussione sono utili per i grandi team. Tutti possono vedere di cosa parlano gli altri membri della squadra. Alcuni strumenti di gestione dei lavori ti permetteranno anche di creare schede di lavoro. Questa caratteristica può tornare utile durante una sessione di brainstorming produttivo.

 

Visualizzazione

Una volta che il progetto è in corso, è utile se i membri dell’équipe possono visualizzare in modo semplice il processo mentre si svolge. Le schede Kanban lo fanno molto bene, offrendo una semplice visione dei singoli compiti e dei loro progressi. La funzione di trascinamento delle schede kanban le rende anche facili da usare.

Le schede Gnatt sono anche molto popolari per la gestione dei processi. Questi grafici sono familiari e offrono un sacco di informazioni a colpo d’occhio, incluso il destinatario, le date di inizio e fine, le pendenze e la percentuale di completamento.

 

Reporting

La creazione di rapporti può essere noiosa, ma è una parte essenziale della gestione dei compiti. Un software con uno strumento di reporting rende il processo molto più agevole. Puoi inserire e raccogliere dati riguardanti il budget, le spese, le prestazioni, l’allocazione delle risorse e altro ancora.

Alcuni software hanno nei modelli, una reportistica automatica basata su criteri predefiniti e una personalizzata. Cerca le funzionalità di reporting che ti forniranno le informazioni di maggior valore per le tue esigenze.

 

Notifiche

Non puoi aspettarti che i membri della squadra siano sempre sulla dashboard. Dovrai assegnare nuovi compiti, aggiungere commenti o apportare altre modifiche ai posti di lavoro. Le notifiche aiutano a mantenere tutti informati in tempo reale su qualsiasi cambiamento. Alcuni software di gestione dei lavori notificheranno agli utenti anche le prossime scadenze o altre azioni urgenti che devono essere intraprese.

 

 

 

I diversi tipi di software di gestione delle attività

Ci sono tre tipi fondamentali di software per la gestione dei lavori.

 

Software di gestione delle attività individuali

Una singola persona usa il software di gestione dei compiti individuali. Puoi pensare a questo come alla tua agenda, calendario o diario. Questo software è spesso semplice e ha funzioni di base per creare liste e tenere traccia dei progressi.

Il software può essere installato su diversi dispositivi o accessibile come servizio cloud da più persone. Anche in questi casi, lo strumento è per uso personale. Questa opzione è perfetta per coordinare semplici compiti d’ufficio o personali.

 

Software di gestione condivisa delle attività

Come suggerisce il nome, un software di gestione condivisa dei compiti viene utilizzato da un team. Questo software è interattivo e permette ai membri del team di cambiare lo stato dei loro progetti man mano che progrediscono nel ciclo di lavoro. Il software condiviso è progettato per un singolo team che lavora su un progetto comune.

 

Software integrato di gestione delle attività

Vedrai spesso questo tipo di software nelle grandi organizzazioni. Un’unica interfaccia raccoglie e visualizza le informazioni del progetto di un gruppo di team diversificato. I project manager possono accedere ai dati di tutti i progetti in corso e dei team da un’unica interfaccia. Il software si integra tipicamente con altri strumenti di condivisione dei file come Outlook, email, Dropbox, Slack e altri ancora.

 

 

ClickUp – Il miglior software gratuito per la gestione delle attività

clikup software gestione attività

 

ClickUp è un’ottima opzione se hai un piccolo team e non puoi ancora giustificare il costo del software di gestione delle attività. Alcune aziende che utilizzano questo strumento includono Uber, Nike, Google e Airbnb.

ClickUp ha una versione gratuita con un’incredibile suite di funzionalità e servizi. La versione gratuita supporta anche compiti illimitati e membri illimitati.

 

Si ottengono molte caratteristiche avanzate, tra cui automatizzare, mappe mentali, obiettivi, portfolio, sprint, diagrammi di Gant, collaborazioni in tempo reale, visualizzazione del carico di lavoro e più di 50 integrazioni native.

Il layout del software è user-friendly e ti permette di suddividere i compiti in attività secondarie per una più facile gestione. Una caratteristica semplice ma pratica è la funzione di commenti assegnabili. Puoi convertire i commenti in attività indipendenti con il click di un pulsante.

 

La funzione menzioni è anche molto utile per ottenere l’attenzione dei membri del team.

ClickUp è altamente personalizzabile, e hai la possibilità di modificare le barre degli strumenti di stato, i lavori, le categorie, le sezioni e i commenti. Le caratteristiche e le funzionalità del piano gratuito sono quasi altrettanto buone di alcuni software di gestione dei lavori a pagamento.

 

ClickUp ha una versione gratuita e tre piani a pagamento, tra cui:

  • Illimitato: $5 per membro al mese
  • Business: $9 per membro al mese
  • Impresa: Contatta il team di vendita ClickUp per i prezzi.

Potresti aver bisogno di un piano a pagamento se trovi che la versione gratuita è troppo restrittiva o hai bisogno di più spazi. Tuttavia, questo è altamente improbabile per un piccolo team con un flusso di lavoro relativamente semplice.

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Trello – Il miglior software di gestione delle attività per i privati e con un processo di lavoro lineare

trello programma per gestire atività

 

Trello è uno strumento di gestione dei lavori nel senso migliore del termine. Puoi anche pensare a questo software come ad un’applicazione per la gestione del Kanban. Il software include schede, elenchi e tabelle, permettendoti di creare tutti i progetti e le colonne di cui hai bisogno per tracciare i progressi.

Puoi assegnare incarichi ai membri del team, allegare file ad ogni incarico, creare liste di controllo e aggiungere commenti, taggare i membri e collegare i file. Trello è altamente personalizzabile, permettendoti di annotare le schede con le etichette in modo da poterle identificare rapidamente.

 

La funzione drag-and-drop è molto pratica. I membri del team fanno semplicemente scorrere le loro schede da una colonna all’altra mentre raggiungono le diverse scadenze. La vista del tabellone mantiene tutto chiaramente organizzato ed etichettato.

La funzione Power-Up è degna di nota. Puoi aggiungere integrazioni e funzioni alle tue schede, inclusi i campi personalizzati, i social media, la gestione dei documenti, il monitoraggio del tempo e la vista del calendario. La versione gratuita offre un solo power-up, ma ne ottieni di più con i piani a pagamento.

 

I livelli di piano di Trello includono:

  • Versione gratuita
  • Classe Business: $9.99 per utente al mese
  • Impresa: $17.50 per utente al mese

Trello è uno strumento perfetto per i project manager che vogliono una visione d’insieme rapida e diretta del flusso di lavoro. La versione gratuita è ugualmente adatta ad un individuo che gestisce una startup o anche una struttura . Il software ha oltre 19 milioni di utenti in tutto il mondo, tra cui Adobe, Fender, Pixer e Google.

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Wrike – Il miglior software di gestione delle attività per il reporting

wrike software for work

 

In senso stretto, Wrike è uno strumento di gestione del progetto, e lo puoi vedere con le sue caratteristiche robuste e potenti. Puoi vedere a chi è assegnato un incarico, la durata dell’incarico, le pendenze e l’avanzamento dell’incarico da un semplice cruscotto.

Puoi visualizzare e gestire i progetti utilizzando liste, tabelle, schede kanban e diagrammi di Gantt. Per impostazione predefinita, Wrike ordina i compiti per stato (attivo o completo), ma puoi personalizzare le intestazioni per ulteriori categorie di workflow.

 

Nonostante le sue numerose caratteristiche, Wrike è semplice da usare. Puoi scegliere tra modelli per la pianificazione del progetto, per un agile lavoro di squadra, per la gestione di campagne di marketing, per il lancio di prodotti, per la gestione di servizi professionali, per progetti complessi con fasi e molto altro ancora.

Un’altra caratteristica utile è l’editor di documenti. Questo ti permette di modificare i documenti direttamente sul cloud senza doverli prima scaricare. I modelli appositamente creati rendono anche questo software molto facile da usare.

 

Altre caratteristiche aggiuntive includono:

 

  • Integrazioni avanzate
  • Condivisione di file
  • Collaboratori
  • Calendari
  • Analisi grafica
  • Tracciamento del tempo
  • Integrazione della forza vendite
  • Rapporto di audit dell’utente
  • Motore di automazione

Il Business plan o superiore è altamente raccomandato per le sue capacità di reporting. Puoi condividere i report in tempo reale, avere accesso a modelli di report e pianificare le notifiche dei report.

Wrike ha anche funzioni aggiuntive che puoi integrare nel tuo account pagando un costo aggiuntivo. Wrike Analyze, per esempio, è fondamentalmente uno strumento di business intelligence. Non hai bisogno di esportare, eseguire o gestire i report in qualsiasi altro luogo che non sia il tuo account.

 

Puoi creare report altamente personalizzati e altamente visivi. Scegli tra 15 diverse visualizzazioni, tra cui heatmaps, grafici a torta e grafici a colonne. Puoi anche creare un pannello di controllo solo per i report.

 

Wrike ha un piano gratuito e tre livelli a pagamento:

  • Professionale: $9.80 per utente al mese
  • Business: $24.80 per utente al mese
  • Impresa: Contatta Wrike per i prezzi

Wrike è semplice da usare per uno strumento di gestione dei compiti così ricco di funzionalità.

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WorkFlow Max – Il miglior software di gestione delle attività per la gestione aziendale

workflow max software gestione attività

 

WorkFlow Max fa tutto quello che serve un software di gestione delle attività e molto altro ancora. Puoi assegnare compiti completi di una checklist di cose da fare, stimare gli orari dei lavori e impostare le date di scadenza. Puoi tenere traccia dell’avanzamento dell’intero progetto e delle singole attività che lo compongono.

 

Puoi anche visualizzare i lavori in base all’assegnatario, alla data di scadenza, all’avanzamento o alla data di assegnazione. Puoi inoltre visualizzare la percentuale di completamento di ogni attività in tempo reale. C’è una funzione automatica per l’assegnazione di lavori ricorrenti completi di date di inizio e fine, modelli, descrizioni e categorie.

La funzione avanzata di tracciamento del tempo ti permette di registrare il tempo in otto modi diversi. Inoltre, puoi includere dettagli su come viene impiegato il tempo, utile per creare report dettagliati. Il monitoraggio del tempo con il software ti aiuta anche a confrontare il tempo effettivo necessario per completare le attività rispetto al periodo stimato.

 

WorkFlow Max aiuta anche con la fatturazione e i pagamenti. Puoi inviare fatture, gestire i lavori non fatturati e tenere traccia dei costi del lavoro. La funzione di calcolo dei costi del lavoro è particolarmente utile e tiene traccia dei costi stimati fino alle singole attività. Tiene anche traccia dei costi quotati e dei costi effettivi. WorkFlow Max garantisce l’invio di preventivi accurati.

 

Ulteriori caratteristiche aggiuntive di WorkFlow Max includono:

  • Gestione dei documenti
  • Capofila
  • Responsabile clienti
  • Ordini d’acquisto
  • Campi personalizzati
  • Integrazione Xero
  • Notifiche

 

WorkFlow Max è di proprietà di Xero e si integra facilmente con il software e i sistemi di quest’ultima, incluso Xero Accounting Software. Questo strumento si integra anche con più di 25 altri prodotti, tra cui Dropbox, Box, Adobe Time Tracking, Actual, Google Drive e Flexitime.

Puoi ottenere WorkFlowMax a partire da $45 al mese. C’è anche un’applicazione completa disponibile per iOS e Android.

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JIRA – Il miglior software di gestione delle attività per grandi team

jira I Migliori Software per la Gestione delle Attività

 

JIRA è stato progettato esplicitamente pensando agli sviluppatori di software. Le sue caratteristiche del flusso di lavoro kanban lo rendono attraente per un gruppo diversificato di industrie. Se stai cercando un software di gestione dei lavori ottimizzato per l’agilità, JIRA è la scelta migliore.

Se stai già usando JIRA, non c’è bisogno di iscriversi ad un servizio diverso. La piattaforma lavora su un sistema di ticket, assicurando che i compiti siano completati in sequenza. Come spesso accade nello sviluppo di software, alcuni compiti possono essere interdipendenti. JIRA ti permette di collegare facilmente i ticket.

 

JIRA supporta anche il kanban e la pianificazione standard degli sprint, tra gli altri flussi di lavoro. Puoi facilmente passare da schede kanban, diagrammi di Gantt e backlog a tempo . Gli utenti possono creare, salvare le storie e recuperarle facilmente, complete di stima, importanza e priorità.

 

Altre caratteristiche aggiuntive includono:

  • Gestione delle richieste
  • Gestione dei problemi
  • Gestione della competenza
  • Gestione degli imprevisti
  • Gestione della configurazione
  • Metodologie flessibili
  • Gestione del portafoglio
  • Tracciamento delle tappe

JIRA potrebbe non essere lo strumento di gestione dei lavori più semplice da utilizzare, ma questo è un problema facile da superare. JIRA si integra con altri strumenti di gestione dei progetti come Proggio. Puoi anche sincronizzare i due strumenti in modo che il completamento di un compito JIRA sia contrassegnato come tale su Proggio.

 

Questo software di gestione dei task è anche scalabile e si adatta facilmente ad un team di sviluppo software in rapida crescita. JIRA ha tre piani:

  • Standard: $40 al mese
  • Premio: $60 al mese
  • Impresa: Contatta JIRA per i prezzi

E’ difficile battere questo strumento di gestione dei lavori per i grandi team di DevOps.

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Microsoft To-Do – Best Task Management Mobile App per le attività personali

microsoft to do

 

Se desideri avere un modo più facile di organizzare la tua vita personale, Microsoft To-Do potrebbe essere la risposta. Puoi fare molto, incluso creare attività, impostare promemoria, dare priorità alle attività, aggiungere date di scadenza, allegare note o file e raggruppare le attività correlate.

Questa è un’applicazione mobile e web, quindi puoi accedere al tuo planner ovunque e in qualsiasi momento. Puoi anche condividere le tue liste di cose da fare con altri, inclusi colleghi, familiari e amici.

Microsoft To-Do si integra anche con Outlook Tasks, così puoi anche gestire le tue attività professionali insieme alle tue attività personali quotidiane. Questa app è anche molto intuitiva e suggerisce attività personalizzate che potresti voler aggiungere alla tua lista.

Questa è un’applicazione per la gestione dei compiti semplice ma efficace, ed è gratuita! E’ più simile ad un pianificatore giornaliero ed è un’ottima alternativa a Trello se non hai bisogno delle funzioni più elaborate di quest’ultimo.

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Accelo – Il miglior software di gestione delle attività per il settore automazione

accelo

Se ti accorgi che stai spendendo molto tempo in attivita’ ricorrenti, potresti automatizzarle per rendere piu’ fluida la gestione delle attivita’. Accelo è un ottimo strumento in questo senso. Il software fornisce diverse funzioni automatizzate. Puoi configurare le tappe essenziali e impostare il sistema in modo tale che gli utenti siano invitati a inserire informazioni o ad aggiornare i campi.

Puoi anche automatizzare le comunicazioni con i clienti. Accelo traccia automaticamente le e-mail, fornendoti informazioni cruciali sui clienti in un unico luogo. Altre caratteristiche che puoi automatizzare includono lo smistamento delle e-mail, la fatturazione e i fogli di presenza.

 

Puoi anche automatizzare trigger come la chiusura di un ticket, l’invio di email o la conversione di email in ticket.

Anche l’impostazione di attività ricorrenti è molto semplice con questo software. Puoi configurare queste attività su un calendario e far sì che il sistema le assegni automaticamente ai membri del team alla data prestabilita.

 

Accelo è facile da usare per la gestione delle attività. Puoi riassegnare e riordinare i compiti man mano che procedi, quindi inviare notifiche ai membri del team quando riorganizzi i compiti.

Il semplice cruscotto ti permette di ordinare i compiti in base al carico di lavoro, allo stato o alla data di scadenza. Inoltre, puoi evidenziare i ticket che richiedono un’attenzione immediata o speciale, come i ticket scaduti o non assegnati.

 

Accelo è altamente personalizzabile e si rivolge a una serie di settori, tra cui quello digitale e creativo, la consulenza aziendale, la tecnologia dell’informazione, l’ingegneria, il marketing, la progettazione, l’architettura e molto altro ancora. I modelli specifici per il settore, che puoi anche personalizzare, permettono ad Accelo di adattare le tue esigenze di gestione dei compiti e dei progetti senza soluzione di continuità.

Altre caratteristiche aggiuntive includono:

  • Posta in arrivo del team
  • Collaborazione al progetto
  • Database clienti
  • Documentazione dei clienti
  • Tracciamento dell’utilizzo
  • Citazioni
  • Fatturazione

Accelo ha cinque diverse offerte, tra cui scegliere. Il loro costo è di 39 dollari al mese. Puoi anche optare per i ServOps All-in-One per $79. Questa opzione ti offre tutte le caratteristiche delle altre quattro offerte combinate.

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Riepilogo

Non importa se preferisci una metodologia proattiva come Waterfall o metodi reattivi come Scrum o Agile. Uno strumento di gestione delle attività ti aiuterà a organizzare il ciclo di lavoro e ad aumentare l’efficienza e la produttività.

È conveniente se prima ti prendi un po’ di tempo per definire le tue esigenze di gestione delle attività. Successivamente, scegli il miglior software di gestione dei lavori che meglio si adatta ai problemi quotidiani che stai cercando di risolvere utilizzando questa guida.

Sii onesto sulle tue esigenze e guarda al futuro prima di prendere la decisione finale. Un software di gestione dei progetti robusto (e più costoso) può essere più efficiente nella gestione di compiti complessi ed è facilmente scalabile rispetto ad un semplice strumento per schede kanban come Trello.

 

 

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