Le aziende entrano ed escono costantemente da accordi formulando nuovi contratti. Ma come riescono a tenere traccia di tutto?
I rapporti con dipendenti, fornitori e clienti non sono quelli che si desidera trascurare e il loro sviluppo può fare affidamento alla corretta esecuzione dei requisiti di un contratto. Un sistema di gestione dei contratti è una soluzione software che aiuta le aziende a tenere traccia di tutto, eseguendo, firmando e monitorando correttamente tutti i contratti.
Molte persone in un’organizzazione possono trarre vantaggio dall’automazione dei processi semplificati che la gestione dei contratti può offrire.
I reparti delle risorse umane lo utilizzano per gestire i contratti dei dipendenti, i rappresentanti di vendita ne hanno bisogno per consegnare la fine dell’accordo con i clienti e i reparti legali si affidano ad esso per garantire la conformità su tutti i dati dell’azienda.
Le migliori soluzioni gratuite per la gestione dei contratti
Per essere incluso in questo elenco il software non deve solo essere un’applicazione gratuita, ma deve anche:
- Includere un documenti che possono essere archiviati in diverse categorie per ogni tipo di contratto.
- Modelli di offerta personalizzabili dagli utenti coinvolti nella creazione di contratti commerciali.
- Fornire la possibilità di creare, modificare, condividere e collaborare facilmente sui contratti internamente (con altri dipendenti) ed esternamente (con clienti o partner).
- Consentire agli utenti di inviare notifiche per traguardi significativi, come la scadenza o il rinnovo del contratto.
- Rispettare i requisiti legali aziendali nonché le regole aziendali interne delle parti coinvolte nel contratto.
ContractSafe
Con ContractSafe , tutto ciò che riguarda i tuoi accordi commerciali è disponibile in un unico luogo sicuro. Anche se potrebbe sembrare una ricetta per uno spazio sovraffollato, questo software di gestione dei contratti è dotato di un’ottima funzione di ricerca, così puoi trovare esattamente quello che stai cercando con facilità.
ContractSafe invia avvisi in modo da non perdere mai un’importante scadenza contrattuale, consente la condivisione tra team e relazioni con i clienti e si integra facilmente con altri software cruciali per il processo di vendita, come CRM e firma elettronica.
Cosa piace agli utenti:
“La visualizzazione è personalizzabile, significa che ogni utente può vedere solo i dati del contratto per lui rilevanti. Il fatto che il prezzo sia fissato indipendentemente dal numero di utenti significa che posso distribuirlo nella mia organizzazione e democratizzare le informazioni sul contratto, senza compromettere la riservatezza. Il fatto che ai contratti vengano assegnati ID univoci e che possano essere caricati solo tramite un documento effettivo significa che nessun contratto fittizio può entrare nel database e la nostra organizzazione ha un unico riferimento per contratto che può essere utilizzato in vari modi “.
Cosa non piace agli utenti:
“Vorrei poter archiviare gli allegati ai contratti senza passare al pacchetto più costoso. Attualmente sto utilizzando il pacchetto Entrepreneur e se questa funzione di allegare documenti correlati al contratto per l’archiviazione fosse inclusa, il mio voto sarebbe un dieci anziché un sette “.
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Accelo
Accelo è un altro strumento di gestione dei contratti creato principalmente per le attività di servizi. Agisce come un sistema software all-in-one che semplifica la gestione di tutto il lavoro del cliente, dal momento in cui diventa un potenziale cliente al momento in cui si converte in un cliente effettivo.
Accelo è un software basato su cloud, quindi tutte le informazioni memorizzate al suo interno sono accessibili fintanto che sei un utente autorizzato con accesso a Internet.
Le funzionalità offerte da Accelo includono l’acquisizione automatica della posta elettronica, fogli di lavoro, creazione di report personalizzati e altri processi aziendali che ti faranno sapere se le cose non sono sulla strada giusta con i tuoi contratti.
Cosa piace agli utenti:
“Accelo è stato uno strumento molto utile per la nostra gestione dei progetti, in particolare per il monitoraggio del budget. Apprezzo i promemoria che puoi impostare per te e il tuo team perché consentono a tutti di tenere traccia del lavoro in tempo reale e di non perdere di vista il quadro generale lungo il percorso.
Un altro strumento ricco di risorse è la capacità di monitorare i minuti o le ore di lavoro su ogni progetto. Ad esempio, se dedico un’ora alla logistica o alle risorse per un particolare cliente, Accelo mi consente di utilizzare una sorta di cronometro per monitorare ogni secondo “.
Cosa non piace agli utenti:
“Ci sono alcuni semplici problemi di esperienza utente che ho sollevato alcune volte e che non sembrano essere stati risolti. Le sincronizzazioni di Gmail e QBO possono essere un po ‘buggate a volte. La nuova funzione di ricerca non è intuitiva come la vecchia versione. Il CRM è troppo semplicistico, quindi non lo usiamo più “.
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DealHub
DealHub è una piattaforma per la gestione delle vendite e la configurazione dei preventivi che funge da attore essenziale del team nel processo di gestione dei contratti. Questo software si concentra sulla fornitura di esperienze cliente personalizzate in ogni fase del funnel di vendita, dall’essere un semplice lead fino a diventare cliente.
DealHub svolge un ruolo importante nell’aiutare i rappresentanti di vendita a interagire con i clienti e collaborare con loro sui contenuti rilevanti per la loro relazione, il tutto raccogliendo preziose informazioni sul coinvolgimento. Con questi dati, i rappresentanti possono creare preventivi e proposte con precisione a vantaggio da entrambe le parti.
Cosa piace agli utenti:
“La più grande differenza tra dealhub e altri strumenti CPQ che ho valutato è la facilità d’uso per l’amministratore e l’utente finale, il tempo per il lancio e la spesa. Puoi lanciarlo in poche settimane e lo strumento consente agli amministratori di apportare modifiche rapidamente e facilmente.
Anche se abbiamo iniziato a usare questo software da poco, non ci sono stati particolari problemi anche grazie all’esperto di implementazione di DealHub che è stato estremamente utile per farci diventare operativi rapidamente e fornire consigli basati sulle best practice utilizzate da altri clienti “.
Cosa non piace agli utenti:
“Il percorso dell’utente non è facile né chiaro. La progettazione della proposta manca di molte caratteristiche molto importanti. Quello che vedi nell’editor non ha niente a che fare con l’anteprima. Vorrei che ci fosse un modo semplice per visualizzare in anteprima quello che sto facendo invece di dover scaricare la proposta ogni volta. ”
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Oneflow
Oneflow è un software di gestione dei contratti che desidera aiutarti a concludere le trattative il più velocemente possibile. Questo strumento aiuta a semplificare le parti più importanti dell’intero processo del contratto, compresa la creazione del contratto, la firma elettronica, il monitoraggio dello stato di avanzamento, l’archiviazione dei documenti e l’analisi dei risultati.
Tutti i contratti presenti in Oneflow possono essere modificati in tempo reale, così puoi sempre avere la versione più aggiornata dei tuoi contratti a portata di mano. Inoltre, Oneflow offre integrazioni con altri sistemi software su cui le aziende fanno affidamento per alimentare le relazioni con i clienti, come CRM, automazione del marketing e creazione di documenti.
Cosa piace agli utenti:
“Tutte le opzioni pratiche offerte, che si tratti di aggiungere interlocutori dalla rubrica, inviare promemoria o ricevere aggiornamenti e approfondimenti, sono facili da trovare e molto utili. Quando invio i contratti, lavoro da un modello in cui io e i clienti possiamo modificare i campi o scrivere note durante la revisione dell’accordo.
È allo stesso tempo pratico, semplice e veloce, cosa che apprezzo molto poiché evito di dover apportare modifiche in un documento Word ed evito tutti gli avanti e indietro via e-mail che ne derivano con i clienti.
Questo rallentava la firma dei contratti e la funzione di modifica diretta di Oneflow è un vantaggio significativo. Mi piace anche la panoramica dell’analisi che mostra il rapporto tra i contratti inviati e quelli firmati. Ha fornito un’ottima panoramica per aiutare a modificare e migliorare il processo di chiusura. E, ultimo ma non meno importante, il layout è davvero facile da capire.
Cosa non piace agli utenti:
“Nel caso in cui i contratti abbiano campi che devono essere compilati dalla controparte, è un po ‘fastidioso che consenta alla controparte di firmare il contratto prima che sia stato firmato internamente. Abbiamo anche riscontrato problemi quando le controparti non sono state in grado di aprire o accedere al contratto in Oneflow a causa delle impostazioni del browser. In questi casi dobbiamo dedicare più tempo alla risoluzione dei problemi “.
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Outlaw
Outlaw è un software di gestione dei contratti che si concentra sul portare semplicità e facilità nel complesso mondo degli accordi legali. Per gli utenti, l’interfaccia è facile da usare e configurata per qualsiasi team, anche quelli con membri remoti. Outlaw può anche integrarsi con tutti gli altri strumenti, flussi di lavoro e sistemi aziendali esistenti.
Le caratteristiche di questo sistema di gestione dei contratti includono automazione, redazione, collaborazione con clienti e team, funzionalità di firma elettronica, monitoraggio dell’avanzamento, archiviazione e gestione dei contratti.
Cosa piace agli utenti:
“Il processo end-to-end, dalla generazione di un contratto all’ottenimento di una firma, è incredibilmente semplice su Outlaw. Non solo per me, anche per i miei clienti. La funzione di firma elettronica e gli avvisi e-mail sono sicuramente un vantaggio enorme: un accordo può essere concluso da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento della giornata “.
Cosa non piace agli utenti:
“Durante l’impostazione dei nostri modelli di contratto su Outlaw si è verificata una piccola curva di apprendimento, soprattutto per i nostri contratti più lunghi e complicati. Ma il team di supporto è stato così dedicato e paziente durante il nostro processo di onboarding che alla fine è stata un’esperienza utile per noi. Ora la mia squadra è in grado di creare nuovi modelli con il minimo aiuto del team Outlaw “.
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GetAccept
GetAccept è una soluzione di gestione dei contratti che fornisce tutti gli elementi essenziali di cui hai bisogno per gestire i tuoi accordi contrattuali e altro ancora. Questo strumento copre le basi come la creazione del contratto, il monitoraggio dei documenti e la firma elettronica, ma consente anche di utilizzare la tecnologia di videoconferenza per comunicare con l’altra parte in questione. GetAccept si concentra sull’aiutare le aziende a prendersi cura della fine del processo contrattuale.
Cosa piace agli utenti:
“Il team di GetAccept è eccezionale e disponibile per la configurazione sulla piattaforma. La flessibilità del programma è incredibile e ti consente di sviluppare una piattaforma personalizzata specifica per le esigenze della tua azienda. GetAccept è stato fantastico anche nell’adattare la piattaforma al nostro flusso di lavoro specifico e nell’aiutarci a creare la migliore soluzione possibile per noi “.
Cosa non piace agli utenti:
“A volte è un po ‘complicato ricreare o modificare una proposta se è necessario inviarne una nuova. Funziona, ma potrebbe essere più semplice. Spesso dobbiamo modificare il file PDF che inviamo ai nostri clienti, poiché, per ora, non utilizziamo i modelli incorporati “.
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ContractWorks
ContractWorks è una soluzione di gestione per aziende di tutte le forme, dimensioni e settori. Come la maggior parte degli strumenti di gestione dei contratti, funziona per rendere l’esecuzione, l’archiviazione e il monitoraggio di tutti gli accordi aziendali molto più semplici per le aziende, in modo che possano concentrare i loro sforzi sulle relazioni che riguardano tali accordi.
Oltre a queste funzionalità, ContractWorks è orgogliosa di offrire ai propri clienti un team di professionisti dell’assistenza che possono aiutare le aziende a ottenere il massimo dalla loro offerta.
Cosa piace agli utenti:
“ContractWorks non è solo incredibilmente facile da implementare, è anche facile da usare. Il sistema è estremamente semplice da navigare. Con CW non abbiamo avuto altro che feedback positivi. Quando ci sono state domande o problemi che abbiamo dovuto affrontare, il supporto tecnico di CW è stato sempre pronto a rispondere. Abbiamo lanciato CW più di due anni fa e sono ancora contento della nostra decisione di andare avanti con loro oggi come lo ero allora. ”
Cosa non piace agli utenti:
“Vorrei poter selezionare più documenti da firmare contemporaneamente. Vorrei anche includere domande a cui rispondere o alternare campi da compilare prima o dopo la firma di un firmatario “.
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Qwilr
Qwilr è un software per la gestione dei preventivi e le proposte di acquisto che ti aiuterà a creare l’offerta più adatta per te e i tuoi clienti. La personalizzazione di tutti i tuoi documenti ti aiuterà a distinguerti dai tuoi clienti, le integrazioni snelliranno i processi contrattuali e le notifiche ti indirizzeranno nella giusta direzione.
Tutto quello che devi fare è importare le informazioni per l’accordo e Qwilr farà il resto per creare un documento che sicuramente piacerà ai tuoi clienti.
Cosa piace ai clienti:
“Proposte belle, professionali, complete e spazi di onboarding ripetibili e scalabili. Creiamo modelli per i nostri team di vendita da utilizzare in base alle occasioni (per settore, verticale, dimensione dell’organizzazione, posizione). È un modo fantastico per mettere tutto ciò di cui i tuoi clienti hanno bisogno in un unico posto “.
Cosa non piace ai clienti:
“La mia unica lamentela su Qwilr finora è che le tabelle dei prezzi non possono essere affiancate (e invece devono essere una sopra l’altra). Consentire livelli di prezzo affiancati renderebbe i nostri servizi molto più facili da confrontare per i clienti .”
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Gatekeeper
Gatekeeper è un software di gestione dei contratti basato su cloud che si concentra sulle relazioni con i fornitori e aiuta le aziende a ottenere il maggior valore possibile dai propri contratti. Questo strumento è stato progettato per rispondere alle domande più impegnative quando si tratta di gestione dei contratti, ad esempio se un’azienda ottiene il massimo valore dall’accordo.
Con Gatekeeper, tutti i contratti possono essere archiviati in un’unica posizione centrale, consentendo alle aziende di risparmiare tempo, denaro e sforzi per rimanere organizzati. Questa soluzione utilizza l’automazione e l’intelligenza artificiale per rimuovere l’onere della gestione dalle organizzazioni.
Cosa piace agli utenti:
” Abbiamo esaminato una dozzina di soluzioni per la gestione dei contratti e l’approccio di Gatekeeper fino alla negoziazione elettronica è davvero unico. Il portale dei dipendenti ha semplificato la presentazione dei contratti da parte dei nostri uffici nazionali per la revisione e i flussi di lavoro Kanban aiutano la direzione a rimanere al top delle approvazioni e fornire trasparenza nel processo di negoziazione e approvazione “.
Cosa non piace agli utenti:
“Il caricamento dei nostri contratti che contengono tutti contenuti e dettagli di account diversi, è un processo manuale che può portare a incongruenze e ritardi nel rendere il sistema pienamente operativo per le nostre esigenze. Questo ovviamente non è un problema con Gatekeeper ma per una piccola e media impresa sarebbe utile tenerne conto nella fase iniziale di pianificazione del progetto “.
Gestisci i tuoi affari con facilità
L’implementazione di una nuova soluzione software nel tuo stack tecnologico è solitamente un rischio. Tuttavia, queste opzioni gratuite rimuovono quell’onere finanziario pur offrendo tutte le funzionalità necessarie di uno strumento di gestione dei contratti di cui hai bisogno per garantire che la tua strategia sia completa, efficiente e conforme.
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PandaDoc
PandaDoc è un software di gestione dei contratti specializzato nel miglioramento del flusso di lavoro di tutte le offerte di vendita, nella raccolta di informazioni preziose e nella fornitura di un’esperienza positiva dell’acquirente ai tuoi clienti. Questo strumento funge da software di automazione dei documenti all-in-one, quindi non devi preoccuparti di creare, approvare o firmare proposte, preventivi o contratti.
PandaDoc può migliorare l’efficienza dei contratti nell’intera organizzazione integrandosi con il software di gestione delle relazioni con i clienti, i processori di pagamento e le applicazioni di archiviazione dei file. Le caratteristiche di PandaDoc includono la creazione di contratti, offre funzionalità di firma elettronica e raccolta di pagamenti.
Cosa piace ai clienti:
“Ho utilizzato molte piattaforme di firma elettronica e adoro quanto sia facile da usare. Ed è gratis. Sono molto colpito anche dall’interfaccia pulita. Nel mio ruolo attuale, so di inviare molti documenti a destinatari che non hanno familiarità con le firme elettroniche, ma non hanno avuto problemi o incomprensioni su come utilizzare PandaDoc “.
Cosa non piace ai clienti:
“Se disponi della versione gratuita di PandaDoc, la creazione dei documenti richiede del tempo. Ad esempio, sulla maggior parte dei documenti ho bisogno delle iniziali su ogni pagina. Ciò significa che devo trascinare nuovamente le “iniziali” su ogni pagina. Sarebbe una bella caratteristica poter inserire le iniziali su ogni pagina contemporaneamente. ”
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